Haftungsrisiken durch faktische Geschäftsführung

I. WARUM DIESES THEMA WICHTIG IST

Gerade in kleinen Familienunternehmen und mittelständischen Unternehmen ist die Gefahr einer Haftung für den sogenannten „faktischen Geschäftsführer“ groß. Eine Einstufung als faktischer Geschäftsführer droht insbesondere dann, wenn Aufgaben der Geschäftsführung übernommen werden, ohne formell als Geschäftsführer bestellt oder im Handelsregister eingetragen zu sein. Dies birgt erhebliche Haftungsrisiken: Den faktischen Geschäftsführer trifft für sämtliche Handlungen und getroffene Entscheidungen die gleiche Haftung wie einen ordnungsgemäß bestellten Geschäftsführer. 

Häufig tritt eine solche Konstellation in einer Unternehmenskrise auf, wenn beispielsweise Gesellschafter plötzlich operative Aufgaben übernehmen und Entscheidungen treffen, die eigentlich der Geschäftsführung obliegen, oder wenn eine Bank durch Entsendung eines Mitarbeiters mit weitreichenden Befugnissen faktisch in die Unternehmensführung eingreift.

II. VORAUSSETZUNGEN FÜR EINE „FAKTISCHE GESCHÄFTSFÜHRUNG“

Die Haftung des faktischen Geschäftsführers ist nicht gesetzlich geregelt, sondern eine von der Rechtsprechung entwickelte Rechtsfigur. Maßgeblich ist eine Gesamtwürdigung aller Umstände im Einzelfall („Substanz vor Form“). Die Grenzen sind daher fließend. Wichtige Indizien sind:

• Eigenständige Entscheidungsbefugnis: Handeln ohne Bindung an Weisungen der formellen Geschäftsführung;
• Auftreten nach außen: Repräsentation der Gesellschaft gegenüber Dritten (z.B. bei Vertragsverhandlungen oder durch operative Anweisungen);
• Interne Leitungsfunktion bis hin zur Verdrängung der formellen Geschäftsführung: Einfluss auf wesentliche unternehmerische Entscheidungen (Strategie, Finanzen, Personal) bzw. formelle Geschäftsführer agieren nur noch pro forma oder folgen Weisungen, z.B. weil in einer Matrixorganisation Leitungsorgane einer Muttergesellschaft für die Tochtergesellschaft agieren;
• Dauerhaftigkeit: fortlaufende, nicht nur punktuelle Leitungstätigkeit.

III. REICHWEITE DER HAFTUNG

Der faktische Geschäftsführer haftet so wie ein ordentlich bestellter Geschäftsführer, d. h. auch er haftet für Sorgfaltspflichtverletzungen (§ 43 Abs. 1 GmbHG analog). Ihn können darüber hinaus aber auch eine deliktische Haftung, insolvenzrechtliche, steuerrechtliche, strafrechtliche sowie sozialversicherungsrechtliche Verantwortlichkeit und etwaige daraus resultierende Haftungsrisiken treffen.

IV. HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN ZUR RISIKOMINIMIERUNG

Zur Risikominimierung bzw. Haftungsvermeidung empfehlen sich folgende Maßnahmen:

• Klare Trennung der Rollen und Zuständigkeiten:
  • Übernehmen Sie keine operativen Leitungsfunktionen ohne formelle Bestellung.
  • Gestalten und dokumentieren Sie Beratungsrollen eindeutig als nicht entscheidungsbefugt.
  • Stellen Sie sicher und dokumentieren Sie, dass Entscheidungen durch die formelle Geschäftsführung getroffen werden.
• Corporate Governance und Dokumentation:
  • Dokumentieren Sie Entscheidungsprozesse sorgfältig (Geschäftsführer- und Gesellschafterbeschlüsse).
  • Erteilen Sie keine direkten Weisungen an Mitarbeiter oder Dritte außerhalb klar definierter Zuständigkeiten.
  • Etablieren Sie klare Berichts- und Zuständigkeitsstrukturen.
• Formelle Bestellung bei faktischer Leitung:
  • Prüfen Sie bei tatsächlicher Übernahme von Leitungsaufgaben eine formelle Bestellung, um Rechtsklarheit zu schaffen.
• Versicherungsschutz:
  • Prüfen Sie, ob D&O-Versicherungen faktische Geschäftsführer erfassen, und erweitern Sie ggf. den Versicherungsschutz.
• Vertragliche Absicherung:
  • Definieren Sie Befugnisse klar in Gesellschaftervereinbarungen, Beratungsverträgen oder Konzernrichtlinien.
  • Vereinbaren Sie Freistellungen (im rechtlich zulässigen Rahmen).
• Rechtliche Beratung:
  • Da die Grenzen im Einzelfall oft fließend sind, binden Sie, insb. in Zweifelsfällen, spezialisierte Rechtsanwälte ein. Damit lassen sich die weitgehenden Haftungsrisiken bestmöglich vermeiden.