Part VI: Interne Untersuchungen: Rolle und Rechte der Arbeitnehmervertretungen

Dieser Teil VI unserer Serie erläutert, wie Betriebsräte in interne Untersuchungen einbezogen werden können, ohne Schnelligkeit, Vertraulichkeit oder Beweissicherung zu beeinträchtigen. Die praktische Kernaussage ist einfach: Mitbestimmung sicherstellen, wo das Gesetz sie verlangt, bei Fragen auf Systemebene frühzeitig informieren und beraten, bei Fragen auf Einzelfallebene nur das Notwendige mitteilen und die vorgenommene Abwägung dokumentieren.

Versäumnisse können Maßnahmen zum Scheitern bringen (beispielsweise sind Kündigungen ohne ordnungsgemäße Anhörung unwirksam) und Streitigkeiten verschärfen; sie schließen jedoch nicht automatisch die gerichtliche Verwertung von Beweismitteln aus, die ansonsten rechtmäßig verwendet werden dürfen.

Wo bei Untersuchungen Mitbestimmung greift

Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gewährt dem Betriebsrat in mehreren untersuchungsrelevanten Bereichen zwingende Mitbestimmungsrechte.

Überwachungsgeeignete Systeme und Instrumente: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG verlangt die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung und Anwendung jeder technischen Einrichtung, die geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) legt diese Voraussetzung weit aus:

• Ein Headset zum „Mithören” durch einen Vorgesetzten gilt auch ohne Aufzeichnung als Überwachungseinrichtung; sowohl seine Einführung als auch seine Anwendung unterliegen der Mitbestimmung.
• E-Mail-Systeme des Arbeitgebers und die Softwarekomponenten, die die E-Mail-Kommunikation ermöglichen, fallen in den Anwendungsbereich; sowohl ihre Implementierung als auch ihre laufende Nutzung erfordern die Mitbestimmung.
• Auch eine unternehmenseigene Facebook-Seite, auf der Besucher Beiträge über das Verhalten von Arbeitnehmern veröffentlichen können, kann eine Überwachungseinrichtung darstellen.
• Demgegenüber löst die anlassbezogene Nutzung eines Routenplaners zur Überprüfung einer einzelnen Kilometerabrechnung keine Mitbestimmung aus, wenn kein Element einer systematischen oder fortlaufenden Überwachung vorliegt.

Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze: § 94 BetrVG unterwirft Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze der Zustimmung des Betriebsrats; kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle. Das BAG hat 2024 (Aktenzeichen 1 ABR 31/23) klargestellt, dass die bloße Verwendung nicht genehmigter Fragebögen für sich genommen nicht ausreicht, um die Zustimmung zu einer personellen Maßnahme nach § 99 Abs. 2 Nr. 1 BetrVG zu verweigern. Einwände müssen vielmehr in die in § 99 ausdrücklich aufgeführten Gründe fallen.

Planung technischer Anlagen und Arbeitsverfahren: § 90 BetrVG verpflichtet Arbeitgeber, den Betriebsrat frühzeitig über Planungen für neue technische Anlagen und Arbeitsverfahren zu informieren und mit ihm zu beraten; ausdrücklich eingeschlossen ist der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI), damit Vorschläge des Betriebsrats sinnvoll berücksichtigt werden können.

Verantwortung auf Systemebene in Konzernen: Werden überwachungsgeeignete Systeme konzernweit eingeführt, kann die Zuständigkeit beim Gesamtbetriebsrat liegen.

Informations- und Beratungspflichten während einer laufenden Untersuchung

Der Betriebsrat verfügt über weitreichende Informations- und Unterstützungsrechte, die sorgfältig gegen Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen abzuwägen sind. § 80 BetrVG bestimmt die allgemeinen Aufgaben des Betriebsrats und die entsprechenden Pflichten des Arbeitgebers zu dessen Information und Unterstützung.

Es sollte klar unterschieden werden:

• Auf der Systemebene ist der Betriebsrat über die Einführung und Konfiguration überwachungsgeeigneter Systeme nach §§ 87 und 90 BetrVG zu informieren und hierzu zu beraten.
• Auf der Einzelfallebene sollte der Arbeitgeber nur die Informationen bereitstellen, die der Betriebsrat zur Wahrnehmung seiner gesetzlichen Aufgaben benötigt (z. B. nach § 102), und zugleich die Offenlegung nicht erforderlicher personenbezogener Daten minimieren sowie die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern schützen.

Jede Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber dem Betriebsrat stellt eine „Verarbeitung” dar und muss durch eine gültige Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit gerechtfertigt sein (siehe Teil V unserer Serie).

Mitbestimmung bei individuellen Maßnahmen nach der Untersuchung

Personelle Maßnahmen im Anschluss an eine Untersuchung lösen zusätzliche und häufig weitreichende Beteiligungsanforderungen aus.

Einstellungen, Eingruppierungen und Versetzungen

Vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung oder Versetzung muss der Arbeitgeber den Betriebsrat informieren und dessen Zustimmung einholen (§ 99 BetrVG). Die Nichtbeachtung kann zu einer gerichtlichen Aufhebung und zu Geldbußen führen, auch in dringenden Fällen nach dem gesetzlich vorgesehenen Eilverfahren.

Kündigungen

Der Betriebsrat ist vor jeder Kündigung anzuhören, und der Arbeitgeber muss die Gründe hinreichend detailliert darlegen. Eine ohne diese Anhörung ausgesprochene Kündigung ist unwirksam.

Kurze Checkliste: personelle Maßnahmen

✓  Die beabsichtigte Maßnahme bestimmen und prüfen, ob § 99 anwendbar ist; ein vollständiges Informationspaket nach § 99 einschließlich Begründung und unterstützender Unterlagen vorbereiten.

✓  Bei Kündigungen ein Anhörungsschreiben nach § 102 entwerfen, das die der beabsichtigten Kündigung zugrunde liegenden Tatsachen abbildet, und die gesetzlichen Stellungnahmefristen vormerken.

✓  Eine klare Trennung zwischen Sachverhaltsaufklärung und Entscheidungsfindung wahren (siehe Teile III und V unserer Serie).

Was ist wann mitzuteilen, wann ist der Betriebsrat einzubeziehen und wie bleibt die Vertraulichkeit gewahrt?

Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist am effektivsten, wenn Rollen und Grenzen klar definiert sind.

Den Betriebsrat bereits in der frühestmöglichen Planungsphase jedes überwachungsgeeigneten Instruments oder jeder wesentlichen Änderung (z. B. E-Mail-Archivierung, IT-Forensik, Funktionen zum „Mithören“, Videoüberwachung, KI-gestützte Analysen) einbeziehen. Eine strukturierte Übersicht zu Zweck, Umfang, Zugriffskonzepten, Aufbewahrungsfristen, Prüfmechanismen und datenschutzrechtlichen Erwägungen bereitstellen. Der Rahmen sollte in einer Betriebsvereinbarung formalisiert werden, die Schutzvorkehrungen der DSGVO (siehe Teil V unserer Serie) und operative Kontrollen (siehe Teil IV unserer Serie) enthält.

Wenn der Untersuchungsrahmen auf standardisierten Fragebögen oder Beurteilungskriterien beruht, ist vor der Umsetzung die Zustimmung des Betriebsrats nach § 94 BetrVG einzuholen.

• Informationen nur insoweit bereitstellen, wie dies für die gesetzlich vorgesehene Beteiligung des Betriebsrats erforderlich ist. Beim Übergang von der Sachverhaltsaufklärung zu personellen Maßnahmen sicherstellen, dass die Angaben nach §§ 99 und 102 prägnant, schlüssig und tatsächlich substantiiert sind.
• Die Identität von Hinweisgebern und Dritten schützen, sofern eine Offenlegung nicht gesetzlich vorgeschrieben und verhältnismäßig ist.
• Schwärzungen und Zusammenfassungen verwenden, um die Rechte Dritter im Einklang mit Art. 15 Abs. 4 DSGVO zu schützen (Einzelheiten zum Management der Betroffenenrechte siehe Teil V unserer Serie).

Häufige Fallstricke vermeiden

⇒ Überwachungsgeeignete Systeme nicht einführen oder betreiben, ohne die Mitbestimmungsanforderungen einzuhalten; dies setzt den Arbeitgeber einem Unterlassungsanspruch und Einigungsstellenverfahren aus.

⇒ Die Kündigungsanhörung nicht unterlassen oder unzureichend durchführen; ohne ordnungsgemäße Anhörung ausgesprochene Kündigungen sind unwirksam.

Folgen der Nichtbeachtung

Die rechtlichen Folgen von Verstößen gegen Mitbestimmungspflichten unterscheiden sich je nach Kontext, sind jedoch typischerweise beherrschbar, wenn sie frühzeitig und strukturiert angegangen werden.

• Systeme und Überwachung

Werden überwachungsgeeignete Systeme unter Verstoß gegen § 87 BetrVG eingeführt oder genutzt, kann der Betriebsrat einen Unterlassungsanspruch geltend machen, der die Unterlassung der Nutzung und die ordnungsgemäße Durchführung des Mitbestimmungsverfahrens verlangt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat klargestellt, dass ein solcher Verstoß zwar einen „Beseitigungsanspruch“ begründet, mit dem der rechtswidrige Zustand beseitigt wird, jedoch nicht notwendigerweise sämtliche bereits eingetretenen Wirkungen rückgängig macht.

• Personelle Maßnahmen

Die Umsetzung von nach § 99 BetrVG mitbestimmungspflichtigen personellen Maßnahmen ohne die erforderliche Zustimmung kann zu einer gerichtlichen Aufhebung und zur Festsetzung eines Zwangsgeldes nach § 101 BetrVG führen. In dringenden Fällen sind die Verfahrensanforderungen des § 100 BetrVG zu beachten. Eine Kündigung, die ohne die nach § 102 BetrVG zwingend erforderliche vorherige Anhörung des Betriebsrats ausgesprochen wurde, ist unwirksam.

• Verwendung von Beweismitteln vor Gericht 

Ein Verstoß gegen Mitbestimmungspflichten führt für sich genommen nicht zu einem allgemeinen Beweisverwertungsverbot. Das BAG hat klargestellt, dass die Parteien einer Betriebsvereinbarung (Arbeitgeber und Betriebsrat) nicht befugt sind, Beweis- oder Vorlageverbote zu begründen, die über den verfahrensrechtlichen Rahmen der Zivilprozessordnung (ZPO) hinausgehen.

In seinem Urteil vom 29. Juni 2023 (2 AZR 296/22) hat das BAG insbesondere festgestellt:

„Betriebsvereinbarungen können keine eigenständigen Regeln schaffen, die Beweismittel in Gerichtsverfahren ausschließen.“

Führen die Untersuchungsergebnisse zu einer „Betriebsänderung” im Sinne des § 111 BetrVG, können Versäumnisse bei Beratung und Information die Umsetzung verzögern, das Prozessrisiko erhöhen und die Verhandlungsposition des Betriebsrats stärken, insbesondere im Hinblick auf einen erzwingbaren Sozialplan.

Fazit

Die wirksame Abstimmung interner Untersuchungen mit den Mitbestimmungsanforderungen ist eine Frage disziplinierter Umsetzung. Sie erfordert eine klare Trennung zwischen Systemsteuerung und einzelfallbezogenen Entscheidungen sowie die rechtzeitige und rechtlich präzise Einbindung des Betriebsrats.

Das gesetzliche Regelungssystem folgt einer klaren Logik: Auf Systemebene gilt Mitbestimmung (insbesondere bei überwachungsgeeigneten Instrumenten), während bei der Umsetzung einzelner personeller Maßnahmen und Kündigungen festgelegte Beteiligungsrechte gelten, verbunden mit einem verstärkten Schutz von Amtsträgern des Betriebsrats.

Die Nichtbeachtung birgt erhebliche Verfahrensrisiken, führt als solche jedoch nicht automatisch zu einem Beweisverwertungsverbot. Die Zulässigkeit wird vielmehr im Einzelfall anhand einer Verhältnismäßigkeitsprüfung beurteilt, bei der die Durchsetzungsinteressen des Arbeitgebers gegen die Grundrechte des Arbeitnehmers abgewogen werden. Maßgeblich bleibt die Unterscheidung zwischen transparenten, verhältnismäßigen Maßnahmen und eingriffsintensiven, unverhältnismäßigen Formen der Überwachung.