HR Action Required: Arbeitgeber sollten jetzt auf den drohenden Verfall von Resturlaub hinweisen

Nach dem bereits im Jahr 2018 ergangenen Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH vom 6. November 2018 - Rs. C-684/16) verfallen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern nicht mehr automatisch nach einem Jahr, wenn der Arbeitnehmer die Urlaubstage nicht vollständig in Anspruch genommen hat und er nicht rechtzeitig von seinem Arbeitgeber auf den drohenden Verfall hingewiesen wurde. Informiert der Arbeitgeber nicht, bleibt der Urlaubsanspruch auch über den 31. Dezember eines jeden Jahres hinaus bestehen. Für den Arbeitgeber kann dies zu erheblichen Kosten führen, wenn signifikante Urlaubs(abgeltungs)ansprüche geltend gemacht werden - insbesondere nach der Beendigung von Arbeitsverhältnissen.

Um dies zu vermeiden und sich auf den Verfall von Urlaubsansprüchen berufen zu können, sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter rechtzeitig auffordern, den noch ausstehenden Urlaub in Anspruch zu nehmen und auf den bevorstehenden Verfall hinweisen.

Um die "Rechtzeitigkeit" zu wahren, sollte in den nächsten Wochen – spätestens aber zu Beginn des letzten Quartals 2020 – gehandelt werden. So sollte die Belegschaft möglichst schriftlich, jedenfalls aber per E-Mail aufgefordert werden, noch bestehenden Resturlaub rechtzeitig zu nehmen und auf den drohenden Verfall nach § 7 Abs. 3 BUrlG hingewiesen werden. Rein abstrakte Informationen (etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Betriebsvereinbarung) reichen nicht aus. Vielmehr muss der Arbeitnehmer individuell informiert werden, wie viele Urlaubstage ihm noch zustehen. Den Empfang des Schreiben oder der E-Mail sollten die Arbeitnehmer möglichst bestätigen, bei einer E-Mail etwa per Lesebestätigungsfunktion oder per Antwort-E-Mail. Zu Nachweiszwecken sollten die Empfangsbestätigungen sorgfältig archiviert werden.

Eine Ausnahme bilden die Fälle der sog. Langzeiterkrankung. In diesem Fall besteht eine Obliegenheit des Arbeitgebers zur Belehrung über den konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallsfristen erst dann, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitsfähigkeit wieder erlangt und in der Lage ist, den Urlaub anzutreten.

Derzeit noch unklar ist, welche Folgen das Urteil für vermeintlich bereits verfallene Urlaubsansprüche aus den Vorjahren hat. Das Gericht hat bisher keine Aussagen zu einem etwaigen Vertrauensschutz der Arbeitnehmer gemacht. Allerdings ist es nicht unwahrscheinlich, dass die Gerichte vermeintlich verfallene Resturlaubsansprüche zusprechen werden. Umso wichtiger ist es daher, für die Zukunft zu verhindern, dass Mitarbeiter nachträglich noch Abgeltungsansprüche geltend machen.