2019冠状病毒病(COVID-19)疫情已经大大地改变了人们工作的许多方面,其中之一是工作的地点。越来越多的雇员现在都获准遥距工作,或在家办公。这不单这是作为应对疫情的一种暂时措施,亦可能是一些雇主就其营运方式而正在发展的“新常态”。

雇主在允许雇员在香港境外地方进行遥距工作之前,应考虑和处理一些问题。这里所指的是雇员身处海外一段较长的时间工作,而并不是指一般的出差例如雇员到海外地点几天出席会议。本文探讨雇主在允许雇员在香港境外的“海外管辖区”履行雇佣合同之前应该考虑的一些主要法律问题。

  1. 雇主会否(无意间地)在海外管辖区被视为法律上存在和/或设立了常设机构?

    或许首先要问的问题是如果雇主允许雇员在海外管辖区工作,那么就税务或其他方面而言,雇主会不会在该海外管辖区被视为设立了常设机构。雇主须注意什么界线可能触发在海外管辖区须为业务登记和/或报税或承担税务责任等要求。了解海外管辖区的有关要求,将会有助于雇主决定是否准许雇员在海外管辖区工作,以及如果准许的话,则雇员可在有关海外地区工作多长时间和在什么情况下工作。

    在海外管辖区(无意间地)设立了税务实体可以是代价不菲的事。故此,雇主在同意雇员在海外管辖区工作之前,应寻求适当的税务和法律意见以了解海外管辖区的要求。

  2. 雇员会否在海外管辖区产生其个人税务责任吗?

    这不单止是雇员的问题,也是雇主的问题。在某些海外管辖区,雇主须从雇员的工资扣除税款(例如根据“随赚随缴预扣税款”或“即赚即缴税”制度的要求)。雇主须知悉任何需要从工资预扣税款的责任,以及如何实行该项安排。在香港,《雇佣条例》严格限制雇主可从雇员工资扣除的款项,除非扣款符合若干法例容许的情况,否则有关扣款即属违法。根据海外管辖区法律规定从工资中作出的税款扣除,一般不属于香港法例容许扣款的情况。

    正如公司的税务问题一样(见上文第1项的讨论),雇主应注意什么界线可能触发在海外管辖区的雇员个人税务责任。例如,在某一些海外管辖区,若雇员身处该个管辖区超过183天的,即会触发个人税务责任。雇主应小心计算有关界线,例如可能要将雇员工作时间以外在海外管辖区逗留的私人时间或假期也并入计算之列。

  3. 雇员有法定权利工作吗?

    虽然雇员在海外管辖区有否法定权利工作是其个人的问题,可是如果雇员没有这个权利,亦可能会对雇主有影响。例如,如果雇员在海外管辖区被拘留,雇员则无法为雇主服务。视乎雇主在海外管辖区有否业务而定,该个海外管辖区的法律可能适用于雇主在当地的业务,或有人可能针对雇主在当地的业务而作出追讨。如果雇主准许雇员在海外管辖区工作,而雇员在该个管辖区本无权工作但却进行工作,则雇主可能成为雇员所犯罪行中的共犯。

  4. 雇主须遵守海外管辖区的监管及合规义务吗?

    经营受监管行业的雇主(例如金融机构)应考虑,有关雇员在海外管辖区会否进行任何受监管活动而雇主须(以及有可能雇员也须)因此遵守当地监管及合规要求。视乎情况而定,可能有必要向当地的监管机构就雇主和雇员两者取得许可或批准。

  5. 海外管辖区当地的雇佣法会否适用?

    雇主应查清楚海外管辖区当地的雇佣法律会否因为雇员在当地工作而适用于该雇员,而且是从何时适用。尽管雇佣合同中载有明确协议说明香港法律适用,但是海外管辖区当地的法律亦有可能适用于有关雇员。

    雇主可能须遵守海外管辖区当地规定的各项责任,例如作出养老金供款和社会保障/法定退休金供款、给予当地假日、提供当地保险、遵守当地涉及标准工时或最低工资的当地法律。

    一些当地雇佣法律亦可能为雇员提供比香港法律更大的保障。例如,在雇佣关系终止时雇员可能享有不公平解雇方面的保障或者得到更加优厚的终止合约款项。如果雇主想当雇员在海外时实行裁员计划,以上所述可能是个问题。
     
  6. 雇员身处海外管辖区时能否继续享有现时的福利和保险保障?

    雇主应考虑雇员在雇佣合同下享有的福利和保险保障(例如是医疗及牙科计划、雇员赔偿保险或雇员在合同上有权享有的任何其他保险)会否继续在雇员在海外管辖区较长时间工作时适用。例如,保险单当中有没有于在香港以外地方工作的雇员的除外条款?

  7. 雇员在海外管辖区时,雇主将会如何确保工作场所健康和安全?

    即使雇员在香港境外工作,雇主仍然有责任采取合理切实可行的步骤确保雇员的工作场所健康和安全。

    雇主应该进行风险评估以决定应采取的合理切实可行的步骤。有关步骤将视乎情况而定,例如雇员的职责是什么和雇员将会如何进行其工作。

  8. 雇主须修订雇佣合同来反映雇员在海外管辖区工作的协议安排吗? 
     
    视乎情况及与雇员达成的安排而定,雇主应考虑是否应将雇佣合同的任何修订以书面形式记录下来。从雇员关系的角度来看,将期望管理好,从而减低日后争议的机会,这是明智之举。如果存在雇员须遵守的条件(例如不能在海外管辖区逗留长于某段期间,或者不得在当地从事特定活动),这些都应该以文件方式记录。如果安排只是暂时性质,这亦应该予以书面记录。

以上清单并不是详尽无遗,然而它应该是一个好的起点,让雇主在考虑相关问题从而决定是否允许雇员在香港境外地点遥距工作。