《个人资料（私隐）条例》（下称“私隐条例”）规定，每一位资料当事人均有权查阅资料使用者持有该名当事人的个人资料。通过作出查阅资料要求，资料当事人可确定资料使用者有否持有其个人资料，并取得该等资料的复本。
在雇佣关系当中，资料当事人是雇员，而资料使用者则是雇主。雇员在对雇主提出投诉或法律程序之前或期间，很多时候会利用作出查阅资料要求以取得关于雇佣关系的资料。，雇员这样做有时候是为了收集资料及／或为雇主造成不便的一种方式。
因此，当雇主收到查阅资料要求时应怎办？雇主是否必须回应查阅资料要求及／或提供所有被要求的文件？
回应查阅资料要求的责任
除非属例外情况下（例如该项要求并非以法定的订明格式作出），资料使用者必须在收到查阅资料要求后40个历日（不是工作日）内依从该项要求。未能依从有效的查阅资料要求而又没有合理解释的资料使用者，可被罚款高达港币10,000元。同时，个人资料私隐专员（下称“私隐专员”）可调查违反私隐条例的情况并向资料使用者送达执行通知，当中包括订明资料使用者须采取的补救行动。资料使用者如未能依从执行通知则属犯罪，首次定罪可处最高罚款额为港币50,000元及监禁2年，重犯将会受到更重的惩罚。
雇主收到查阅资料要求后应怎办？
在雇佣关系中，所收集到的雇员个人资料可以是非常广泛的，尤其是如果雇佣关系跨越多年。找到所要求的资料后，资料使用者还须阅读该等资料以决定是否依从有关查阅资料要求（例如任何该等资料是否获豁免披露），并且删去任何第三者的个人资料。这个程序可以是繁重和耗时的。
所以，在找出该项要求所关乎的个人资料之前，雇主应仔细考虑雇员提出的查阅资料要求的有效性。当中可能存在私隐条例下容许数据用户拒绝依从查阅数据要求的理由。
查阅资料要求的目的是让资料当事人（例如是雇员）得以确定资料使用者是否持有其个人资料，并确保该等个人资料正确。雇员有权取得所要求的个人资料的复本，但不等于雇主需提供所有提及有关雇员的每份文件的复本。查阅资料要求不应被用作补充或取代法律程序中的披露权利，亦不应被用作在一般有关披露申请以外另一个找出侵权者身份的途径。
雇员不能要求雇主提供一份雇主持有其所有个人资料的清单以使雇员能够拣选其想要的数据。资料当事人必须指明所要求的资料。雇主须尽职找出资料当事人指明所要求的资料，但无需要作出更繁苛的彻底搜索。
如果查阅资料要求的描述过于一般性，而且雇员未能提供雇主合理要求的资讯让雇主能找出所要求的个人资料，则雇主可拒绝依从查阅资料要求。视乎情况而定，仅指明要求“所有个人资料”可能太过广泛。如果查阅资料要求内要求的资料种类及范围不清晰，雇主应向雇员寻求澄清。话虽如此，如果雇主知道拥有所要求的资料而且可合理地找出，则雇主应无须向雇员取得任何进一步的说明而直接依从查阅资料要求。
雇主亦可考虑私隐条例之下是否有其他允许的例外情况适用，例如受法律特权保障的文件，或用作考虑私隐条例第55条定义而正进行当中的“有关程序”的数据。如果雇主正在对雇员进行纪律程序以便确定应否采取纪律处分，而这个程序是有上诉机制的，则用作考虑该程序的个人资料无须予以提供，直至上诉完成为止。
重要的是须注意即使持有有效的拒绝依从查阅数据要求理由，雇主仍须在收到查阅资料要求后40日内予以回应，注明不提供资料的原因。
雇主可就依从查阅资料要求收费
雇主可为依从查阅资料要求而收取费用，但私隐专员的指引是该费用不应超乎适度或以商业原则收取。就不同机构收取的统一费用作出的简单比较，对于确定费用是否超乎适度没有帮助。
雇主可考虑用于寻找、提取及复印资料所花费的时间的直接费用（例如人工成本）及实际实付开支以厘定有关费用。人工成本应参考被指派处理查阅资料要求的职员进行计算。如以电脑代替人手进行相关工作程序，则可收取电脑运行成本。
虽然依从查阅资料要求而招致的费用将会取决于该项要求的范围及复杂性，但私隐专员的看法是在大多数情况下依从要求所涉及的费用将会是象征式的。私隐专员认为，资料使用者不应就其寻求法律意见、职员研习私隐条例的规定、行政或办公室经常费用或删除获豁免披露的个人资料时产生的费用收费。
然而，即使收费反映雇主的直接及必要费用而且并非超乎适度，雇员亦可能在雇主完成处理有关查阅资料要求后不支付费用。若雇员不支付有关费用，雇主则无须向雇员提供资料，但雇主花费的时间和资源已然浪费。
雇主应记取的重点
雇员可作出查阅资料要求从而向雇主查阅涉及其雇佣关系的资料。查阅资料要求的常见例子包括要求评核报告、内部调查报告（例如涉及歧视或骚扰投诉的调查、纪律处分程序及申诉程序）及解雇决定记录的复本。然后，雇员可使用获得的资料对雇主提出申索。因此，在任何内部程序及调查中，雇主应小心谨慎处理关于雇员的记录。在制备任何书面记录时，雇主亦可考虑可否依赖私隐条例之下任何允许的例外情况，例如是以法律特权方式保护相关文件。
雇主必须按照私隐条例之下的要求处理收到的任何查阅资料要求。在适当时，应向处理查阅资料要求的人员提供培训，确保他们知悉相关义务（及例外情况）并且依从该等要求。
私隐专员最近更新了“资料使用者如何妥善处理查阅资料要求及收取查阅资料要求费用” 的指引资料（https://www.pcpd.org.hk//tc_chi/resources_centre/publications/files/DAR_c.pdf），当中载有关于妥善处理查阅资料要求的一些一般指引。
