香港政府最新发布的禁止多于四人在公众地方聚集的指令已经生效。现在正是香港上市公司召开年度股东大会（AGM）的季节。我们会在本篇法律动态中讨论在这条禁令下，上市公司在准备股东大会时可以采取的可能选项。
新指令
禁令内容。2020年3月27日，香港政府发布了三项新的指令i，以在2019冠状病毒病（COVID-19）输入病例数持续上升的背景下强制实施“社交隔离”。其中一条指令是根据《预防及控制疾病（禁止群组聚集）规例》（《禁止群组聚集规例》）发布，禁止于公众地方进行群组聚集（即多于四人的群组聚集）；该禁令于3月29日生效，为期14天（到期后如有必要可予延长）。
豁免。《禁止群组聚集规例》的附表一列明某些群组聚集可被豁免遵守该禁令，包括：
“某团体的会议上的群组聚集，前提是该会议属必须在指明期间内举行，以遵守任何条例或符合规管该团体的运作或事务的其他规管性质文书”（第11项）（“第11项豁免”）
对公司股东大会的影响
年度股东大会（AGM）
我们认为，年度股东大会属于第11项豁免范围，因此可以照常举行。根据《香港联交所证券上市规则》（“《上市规则》”），在香港联合交易所有限公司（联交所）上市的公司需要在其财政年度结束后六个月内，在其年度股东大会上向股东提交年度财务报表。
我们看到上市公司正在采取预防措施，例如在会场入口处进行体温检测，提供口罩和手部消毒用品，以及以特别方式安排会场座位。现在的问题是，在政府发布《禁止群组聚集规例》后，上市公司可以及应该如何在年度股东大会上进一步实施社交隔离。请参阅以下列出的可能选项。
临时股东大会（EGM）
我们认为，由于临时股东大会有所不同，它们并不完全属于第11项豁免范围。它们的召开往往为了按照上市规则批准一项或多项交易，但至于是否必须在指明期间内召开，则有待商榷。
《禁止群组聚集规例》第7条似乎为召开临时股东大会提供了一个免责辩护（如果第11项豁免不适用的话）：如果有“合理辩解”的情况下组织、参与或允许群组聚集。
至于什么才构成“合理辩解”，则纯粹是事实性的，并可能涉及主观评估。我们吁请相关主管机构发布指引，以向那些需要对其业务和事务作出相应安排的当事方提供更多确定性。与此同时，我们吁请上市公司的董事会在确实需要召开（而不是推迟）临时股东大会的情况下谨慎克制，为召开临时股东大会设立较高的门槛。对各公司来说，相关交易的紧迫性和必要性各不相同，须由董事会来证明不推迟召开是合理的选择。
另外，《禁止群组聚集规例》影响到的不仅是会议的组织者（即公司及其董事），还有参与者（即股东）以及临时股东大会场地的所有者/经营者。这让情况更加复杂，因为紧迫性和必要性的免责辩护对这些当事方而言或许不能平等适用。
不遵守禁令的后果。根据第6条，如果临时股东大会的召开被认定违反了《禁止群组聚集规例》，则参与或组织该聚集或拥有、控制或营运进行该聚集的地方的每名人士均属犯罪，而一经定罪，可处第4级罚款（目前为2.5万港币）及监禁六个月。任何人如果仅仅是参与该受禁聚集，可藉缴付定额罚款2,000港币，解除因该罪行而须负的法律责任。
换句话说，公司及其董事将承担刑事责任，并可能面临参加临时股东大会的股东和其他参与者以及临时股东大会场地的所有者和经营者的赔偿要求，更不用说事件带来的负面公关影响和声誉损失。
可能的选项。
- 推迟临时股东大会
鉴于以上所述，推迟召开临时股东大会可能是一种更安全的方法，但要在疫情仍在持续的情况下确定一个新的大会日期将是一个挑战。香港政府已经表示，新指令在14天期限过后可以延长或续期。
- 使用电子方式开会
虽然虚拟会议是一种非常吸引人的选择，但虚拟的公司股东大会在香港尚未得到法律和实践的完全支持。这意味着，公司仍须保留一个召开会议的主要实体场所，不过公司可以根据公司章程和适用法律，自由使用电信设施来让股东在线参加会议。尚待解决的是如何搭建此类设施并让与会者使用的后勤问题，以及如何在线验证股东身份的实际操作问题。
- 向股东发布指引以委托代理投票并避免亲身出席
出席公司股东大会是股东的固有权利。因此，如果已宣布召开股东大会而不是推迟举行，公司并不自动具有禁止股东参加会议的权利。会议主席一般会被授予禁止某方出席会议的权力，并且通常仅在特定成员的出席不利于会议的有序进行时才行使。
在正常情况下，如果一家公司鼓励其股东仅通过代理投票并避免亲身与会，那可能会令人侧目。这完全违反了公司治理的问责制。不过，当前的情况为社交隔离提供了合法性。如果推迟会议不是一个可行的选项，那么或许市场应该为公司给出上述建议的可能性做好准备。
