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In the wake of the COVID-19 pandemic, in-person meetings and human interactions in closed spaces have become prohibitive in the global environment. As it is customary in Mexico to hold a meeting with the parties in a conference room, the new reality impacts usual procedures for closing transactions.

Electronic signatures and “wet” signatures (under the below mechanics) are two possible solutions when in-person meetings are not possible.

Electronic Signature (e-signature)

Under Mexican law, parties can grant consent verbally, by written form, by electronic means, by optical means or through other technology, among other forms.^[1] All of these means for granting consent have the same legal effects to a ”wet” signature.[2] Some types of agreements require certain additional formalities to be enforceable, such as notarization, but most agreements do not require additional formalities to be valid as long as there is consent. Commercial transactions which require by law that the formality of agreements be executed through a “wet” signature, the Commerce Code permits the use of electronic means, identified as data messages and e-signatures in the Commerce Code.

Mexican law recognizes different types of e-signatures, some of which more sophisticated than others. Among the e-signatures, we have the simple e-signature and the advanced e-signature. The simple e-signature has some complementary features such as biometric or geolocation data, to be able to identify the signing party and is used in commercial transactions. This kind of signature is used from personal devices and accounts. The advanced e-signature consists of the application of a mathematical algorithm to a graphic representation of the name of an individual or entity. The process is developed by a program or software that performs various validations and grants legal validity to the legal performed using such signature. These types of signatures are usually controlled or administered by governmental authorities. However, implementing complex e-signatures as it is the case of the advanced e-signature, or asking for certifications, could be troublesome and not cost-efficient.

As a preferred alternative, the following are the essential requirements for an e-signature to be considered valid:

• Must be adequate to clearly identify the owner of the e-signature and to link such signature to the electronic agreement.[3] Some examples of means through which the consent can be linked to a specific individual are: (i) taking a picture of the individual; (ii) using the fingerprint as a fashion of granting his/her consent, and (iii) asking the individual to provide certain personal information (g., ID number, birth date, tax ID, citizenship number, etc.).
• Must be reliable. The e-signature creation data must relate exclusively to the signatory and must be under the exclusive control of the signatory at the moment of signing.
• After it has been signed using an e-signature, it is possible to detect any alteration to the e-signature and any alteration to the integrity of the data message.
• The information contained in the e-signature must maintain its integrity and it shall be accessible for further consultation.
• The electronic information must be unaltered and must be available for review at any time.[4] This is also important for future evidentiary value and an expert witness opinion in court.

From a litigation standpoint, e-signatures: (i) are admissible as evidence in court[5], as long as electronic data contained therein or in a data message attached thereto can be logically associated by any technology, and (ii) are capable of evidencing that the signatory approves the information contained in the data message. The Federal Code of Civil Procedures and the Commerce Code both accept that electronic agreements have evidentiary value in a litigation procedure.[6]

E-signature Implementation with DocuSign

Recognizing the fact that some signatures at a pre-closing or closing stage are requested via electronic means (e.g., email) and that the process for returning these (print, sign, scan) in most cases is manual, an acceptable option may be to use DocuSign or other web-based application. Mayer Brown encourages parties to use these tools. DocuSign is a cloud-based workflow tool that enables to streamline the gathering of signatures by electronic means that works as follows:

• Mayer Brown will upload the agreement(s) that are to be signed through the DocuSign platform and will send them to the signing parties. The signing parties, will receive the document in their inbox and must accept the platform terms. DocuSign will display the agreement(s) and will indicate the place where the signature is required. Then, the platform will show a proposed signature (name of the signatory) to be accepted by the signing party. After that, the signing parties must click accept to the proposed signature and then the platform will require the signing party to include a password and place of residence. Once that is carried out as set forth above, the signing party must click the send button.

Examples of agreements that may be signed through these electronic means are purchase agreements, agency agreements, equipment lease agreements, services agreements, promissory notes[7], among others. In addition, Mayer Brown has developed legal language to be inserted in the companies’ charters in order to allow certain corporate acts, such as Board meetings and shareholders’ resolutions, to be approved by electronic means. In any case, we recommend to include in such agreements a special clause allowing the parties to sign and exchange signature pages through these electronic means.

”Wet” Signature

In the event it is not possible to use the electronic means referred above, Mayer Brown has put into practice the following mechanics for obtaining the original signature pages during the contingency period:

• The Mayer Brown office will assemble a printed packet (including the applicable number of originals required) before the closing date.  The packet will include a dummy signature page (generic identifying footer), which can be used for documents that have yet-to-be contemplated.
• After that, the Mayer Brown office will prepare a pre-paid return overnight envelope directed to the relevant attorney’s home to be included in the signature packet to be sent to the signatories’ home address.
• The Mayer Brown office will send via courier service the signature packet (with the pre-paid UPS return envelope) to the signatories’ home address. For clients that do not have strict documentation policies (i.e. banks), the cover letter will include a suggestion to download and use Adobe Scanner App (which it is available in Apple or Android devices) to scan the signature pages once executed.  The application is free, easy to use and produces PDF quality scans. Afterwards, the Mayer Brown office will instruct the signatory to execute each signature page received, scan them and return them via courier with the pre-paid UPS return envelope to the relevant attorney which will hold the original signature pages in escrow.
• The client shall put the original signature pages in the return envelope received in the packet and request recollection so that the postal carrier (UPS) can pick it up and be sent to the relevant attorney’s home.
• The firm´s attorney will receive the packet at her/his home to scan final documents along with the signatures pages received to distribute an electronic copy (in case it has not been sent before).
• Once the agreement is closed, a Mayer Brown attorney will send the packet to the Mayer Brown office for the exchange of originals with the co-counsels (if required, via courier service) and for filing purposes.  Any unused blank signature page will be destroyed.

For any questions please contact any of the following:

Raúl Fernández-Briseno: raulfernandez@mayerbrown.com
Jan R. Boker: jboker@mayerbrown.com
Jessica Solis: jsolis@mayerbrown.com
Romina Fernández: romfernandez@mayerbrown.com

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[1] Articles 1803 of the Federal Civil Code.

[2] Under Mexican law, there are only a certain number of legal acts that cannot be perfected through electronic means. Examples of formal acts or agreements that require handwritten signature are: (i) execution of a public deed (ii) any filing before the public registry of property, (ii) buying and entering into selling real estate agreements, (iv) granting general or certain special powers of attorney, and (v) enter into pledge agreements without transfer of possession, or floating lien pledge agreements, mortgages, or trust agreements (if real estate is part of the trust’s assets).

[3] Article 89 of the Commerce Code. “(…) Electronic Signature: The data in an electronic form recorded in a Data Message, or attached or logically associated therewith by any technology, which is used to identify the Signatory to the Data Message and indicate that the Signatory approves the information contained in the Data Message, that has the same legal effects as a “wet” signature, will be admissible in trial as evidence.

[4] Article 46 bis of the Commerce Code.

[5] There are court precedents admitting documents electronically signed.

[6] Articles 89 bis, 1205 and 1298 A of the Commerce Code and articles 188 and 210-A of the Federal Code of Civil Procedures.

[7] A case-by-case analysis shall be made considering the specific terms of the transaction.

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If you wish to receive periodic updates on this or other topics related to the pandemic, you can be added to our COVID-19 “Special Interest” mailing list by subscribing here. For any other legal questions related to this pandemic, please contact the Firm’s COVID-19 Core Response Team at FW-SIG-COVID-19-Core-Response-Team@mayerbrown.com.

México: Procedimiento de Firma para Cerrar Transacciones

A raíz de la pandemia de COVID-19, las reuniones presenciales y las interacciones humanas en espacios cerrados se han vuelto prohibitivas en el entorno global. En México es común celebrar reuniones con las partes de una transacción en una sala de juntas, aunque la nueva realidad impacta los procedimientos habituales para cerrar las mismas.

Las firmas electrónicas y las firmas autógrafas (de acuerdo con las mecánicas señaladas a continuación) son dos posibles soluciones cuando no es posible tener reuniones presenciales.

Firma Electrónica (e-firma)

Conforme a la legislación mexicana, las partes pueden otorgar su consentimiento verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o mediante otra tecnología, entre otras formas.[1] Todos estos medios para otorgar el consentimiento tienen los mismos efectos legales que una firma autógrafa.[2] Algunos contratos específicos requieren ciertas formalidades adicionales para ser exigibles, como la elevación a escritura pública, pero la mayoría de los contratos no requieren formalidades adicionales para ser válidos, siempre que haya consentimiento. Para las transacciones comerciales que requieran por ley que la formalidad de los contratos se ejecute a través de una firma autógrafa, el Código de Comercio permite el uso de medios electrónicos, identificados como mensajes de datos y firmas electrónicas.

La legislación mexicana reconoce diferentes tipos de firmas electrónicas, algunas de las cuales son más sofisticadas que otras. Entre las firmas electrónicas se encuentran la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada. La firma electrónica simple tiene algunas características complementarias, como datos biométricos o de geolocalización, para poder identificar a la parte firmante y se utiliza mayormente en transacciones comerciales. Este tipo de firma se utiliza desde cuentas y dispositivos personales. La firma electrónica avanzada consiste en la aplicación de un algoritmo matemático a una representación gráfica del nombre de una persona física o moral. El proceso es desarrollado por un programa o software que realiza varias validaciones y otorga validez legal a lo realizado utilizando dicha firma. Este tipo de firmas generalmente son controladas o administradas por las autoridades gubernamentales. Sin embargo, implementar firmas electrónicas complejas, como es el caso de la firma electrónica avanzada, o solicitar certificaciones, podría ser problemático y no rentable.

Como mejor alternativa existe la e-firma. Las siguientes son características esenciales que una e-firma debe contener para ser considerada válida:

• Debe ser adecuada para identificar claramente al propietario de la e-firma y vincular dicha firma al contrato electrónico.[3] Algunos ejemplos de medios a través de los cuales se puede vincular el consentimiento a un individuo específico son: (i) tomar una fotografía del individuo; (ii) utilizar la huella digital como una forma de otorgar su consentimiento, (iii) solicitar a la persona que se registre y proporcione cierta información personal (por ejemplo, número de identificación oficial, fecha de nacimiento, Registro Federal del Contribuyente (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP), etc.).
• Debe ser confiable. Los datos de creación de la e-firma deben relacionarse exclusivamente con el firmante y deben estar bajo el control exclusivo del firmante en el momento de la firma.
• Una vez que se ha firmado con una e-firma, es posible detectar cualquier alteración en la e-firma y cualquier alteración en la integridad del mensaje de datos.
• La información contenida en la e-firma debe mantener su integridad y debe ser accesible para consultas posteriores.
• La información electrónica debe ser inalterable y debe estar disponible para su consulta en cualquier momento.[4] Esto también es importante para el valor probatorio futuro y para la opinión de los peritos en tribunales.

Desde el punto de vista litigioso, (i) las e-firmas son admisibles como evidencia en tribunales,[5] siempre que los datos electrónicos contenidos en los mensajes de datos adjuntos puedan estar lógicamente asociados por cualquier tecnología y (ii) sean capaces de evidenciar que el firmante aprueba la información contenida en el mensaje de datos. El Código Federal de Procedimientos Civiles y el Código de Comercio reconocen que los contratos electrónicos tienen valor probatorio en un proceso litigioso.[6]

IMPLEMENTACIÓN DE LA E-FIRMA CON DOCUSIGN

Reconociendo el hecho de que algunas firmas en una etapa previa al cierre o al cierre se solicitan por medios electrónicos (por ejemplo, correo electrónico) y que el proceso para devolverlas (imprimir, firmar, escanear) en la mayoría de los casos es manual, una opción aceptable puede ser el uso de DocuSign u otra plataforma similar. Mayer Brown alienta a las partes a usar estas herramientas. DocuSign es una herramienta de flujo de trabajo basada en la nube que permite agilizar la recopilación de firmas por medios electrónicos que funciona de la siguiente manera:

• Mayer Brown cargará los contratos que deberán ser firmados a través de la plataforma DocuSign y los enviará a las partes firmantes. Los firmantes recibirán el documento en su bandeja de entrada y deberán aceptar los términos de la plataforma. DocuSign mostrará los contratos e indicará el lugar donde se requiere la firma. Luego, la plataforma mostrará una firma propuesta (nombre del firmante) para ser aceptada por la parte firmante. Después de eso, las partes firmantes deberán hacer clic en aceptar la firma propuesta y luego la plataforma requerirá que la parte firmante incluya una contraseña y un lugar de residencia. Una vez que se lleva a cabo el proceso como se establece anteriormente, la parte firmante deberá hacer clic en la parte inferior en el botón de envío.

Algunos ejemplos de contratos que pueden firmarse a través de estos medios electrónicos son los contratos de compraventa, contratos de agencia, contratos de arrendamiento de equipo, contratos de servicios, pagarés^[7], entre otros. Además, Mayer Brown ha desarrollado lenguaje jurídico para ser insertado en los estatutos de las sociedades para permitir ciertos actos corporativos, como celebrar juntas de consejo y aprobar las resoluciones de los accionistas por medios electrónicos. En cualquier caso, recomendamos incluir en dichos contratos una cláusula especial que permita a las partes firmar e intercambiar páginas de firmas a través de estos medios electrónicos.

FIRMA AUTÓGRAFA

En caso de que no sea posible utilizar los medios electrónicos mencionados anteriormente, Mayer Brown ha puesto en práctica el siguiente mecanismo para obtener las páginas de firmas originales durante el período de contingencia:

• La oficina de Mayer Brown elaborará un paquete impreso (que incluya el número de hojas de firma originales aplicables requeridas) previo a la fecha de cierre. El paquete incluirá una página de firma como ejemplo (con un pie de página de identificación genérico), que puede ser utilizada para documentos que no se hayan contemplado.
• Después de eso, la oficina de Mayer Brown preparará una guía pre-pagada de devolución por servicio de mensajería dirigida al domicilio del abogado correspondiente, misma que se incluirá en el paquete de firmas que se enviará al domicilio de los firmantes.
• La oficina de Mayer Brown enviará el paquete de firmas a través del servicio de mensajería (junto con la guía pre-pagada para devolución por UPS) al domicilio de los firmantes. Para los clientes que no tienen políticas de documentación estrictas (es decir, bancos), la carta de envío incluirá una sugerencia para descargar y usar la aplicación Adobe Scanner (que está disponible en dispositivos Apple o Android) para escanear las páginas de firmas una vez firmadas. La aplicación es gratuita, fácil de usar y produce escaneos de calidad en formato PDF. Posteriormente, la oficina de Mayer Brown le indicará al firmante que firme cada página de firma recibida, la escanee y la devuelva a través de un servicio de mensajería mediante la guía pre-pagada al abogado responsable del asunto, mismo que al recibirlas las mantendrá en custodia.
• El cliente deberá colocar las páginas de firmas originales en el sobre de devolución pre-pagado recibido en el paquete de firmas y deberá solicitar la recolección para que el servicio de mensajería con entrega inmediata (UPS) pueda recogerlas y enviarlas al domicilio del abogado correspondiente.
• El abogado recibirá el paquete de firmas originales en su hogar para escanear los documentos finales junto con las páginas de firmas recibidas y distribuir una copia electrónica (en caso de que no se hubiera enviado antes).
• Una vez cerrada la transacción, un abogado Mayer Brown enviará el paquete de documentos de firma a la oficina de Mayer Brown para el intercambio de originales con las contrapartes (si es necesario, a través del servicio de mensajería) y para fines de archivo. Cualquier página de firma en blanco no utilizada será destruida.

Raúl Fernández-Briseno: raulfernandez@mayerbrown.com
Jan R. Boker: jboker@mayerbrown.com
Jessica Solis: jsolis@mayerbrown.com
Romina Fernández: romfernandez@mayerbrown.com

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Si desea recibir actualizaciones periódicas sobre este u otros temas relacionados con la pandemia, puede agregarse a nuestra lista de distribución de “Interés Especial” COVID-19, suscribiéndose aquí. Para cualquier otra pregunta legal relacionada con esta pandemia, comuníquese con el Equipo de Respuesta Central de COVID-19 de la Firma en FW-SIG-COVID-19-Core-Response-Team@mayerbrown.com.

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[1] Artículo 1803 del Código Civil Federal.

[2] Conforme la ley mexicana, solo hay un cierto número de actos legales que no pueden perfeccionarse por medios electrónicos. Ejemplos de esos actos o contratos que requieren firma autógrafa son: celebrar una escritura pública o presentar ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio actos para su inscripción, comprar y vender bienes inmuebles, otorgar poderes generales o especiales, celebrar contratos de prenda sin transmisión de posesión o prendas ordinarias mercantiles, hipotecas, contratos de fideicomiso (si el mismo incluye como activos, bienes inmuebles) endosos de títulos de crédito, como son los pagarés, entre otros.

[3] El artículo 89 del Código de Comercio. “(…) Firma Electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio”.

[4] Artículo 46 bis del Código de Comercio.

[5] Existen precedentes judiciales que admiten documentos firmados electrónicamente.

[6] Los artículos 89 bis, 1205 y 1298 A del Código de Comercio y los artículos 188 y 210-A del Código Procesal Civil Federal.

[7] Se realizará un análisis caso por caso considerando los términos específicos de la transacción.

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