概览

本行电子举证及信息治理业务部致力于协助客户管理电子信息相关风险及成本,我们为客户制定的电子举证及信息治理流程既能对举证要求及时作出回应,又能在任何法院或监管机构前站得住脚。该业务部的律师团队分布在美国、欧盟、亚洲及拉丁美洲,拥有丰富的诉讼、公司及监管法经验,广泛处理多个行业的电子举证及信息治理事宜。

绝大多数的商业信息是以电子形式创建和存储的。此类信息可以多种格式存在并存储于公司内部多个位置或第三方供应商处。由于法院及监管机构扩大了电子举证的范围,企业保存和管理这些信息的负担和成本不断增加。更重要的是,虑及法院及监管机构对此类问题的格外关注,与电子信息相关的风险(包括未能妥善保存、收集、披露、产生及管理电子信息)大幅增长。

业务概览

  • 该业务部在美国、欧盟、亚洲及拉丁美洲共有30余位律师,诉讼、公司及监管法律经验丰富。
  • 我们协助客户设计或完善其现有电子举证及信息治理方案,并协助其处理尚未解决的诉讼及调查,充分赢得了客户的信任。
  • 我们为多个财富500强及财富50强公司提供法律服务,涵盖保险、金融及商业咨询等行业,也包含制药、化学、金融服务及汽车制造等受到高度管制的行业。
精选内容
Electronic Discovery Deskbook

执业经验

我们协助客户处理以下事宜:

电子举证及信息治理方案
诉讼及调查计划 
越境电子举证事宜

电子举证及信息治理方案
设计或完善现有电子举证及信息治理方案的首要目标是以系统、合理、正当的方法维护或删除电子信息并应对举证要求。该等方案的实施能够有效减少针对每个电子信息请求逐个展开昂贵且通常效率低下的事实收集,同时为不当破坏或毁弃证据的主张提供防御。

方案中的信息治理及保存部分涉及保存哪些电子文件、以何种格式保存多长时间。信息治理是电子举证方案的一个重要部分,基于所处理的材料类型、当前的储存方法以及监管及法律要求,每个公司的信息治理都是与众不同的。

文件制作规程建立起流程,为法律保留(legal hold)通知提供文档,包含:法律保留政策;保存义务发生时,发送至雇员的模板;处理备份存储介质的选项;创建电子举证收集通知的模板;信息审查流程;约束未来数据创建目录的程序。

培训和审计的可交付成果注重使创建的新电子举证规程融入客户企业文化,创建定期检查程序,确保客户遵循电子举证规程以及确保系统有效、正确地运行。

应客户要求,我们也提供遗留信息修复程序,首要目标是分析已有档案介质,判断所包含的信息是否需要保存——虑及已有或可能发生的诉讼或调查——或删除以及档案介质是否可以回收再利用。我们创建的程序使得作出上述决策时无需花费大量的时间与金钱恢复和审查众多备份介质。

诉讼及调查计划
法院和监管机构预期大型公司能够快速、充分地回应广泛的电子举证要求。如果未能遵守该等要求,可能导致不利的法庭判决以及民事甚至刑事制裁。事实上,过去几年中,因未能妥善维护或产生电子信息而遭受数百万美元罚款的公司日益增加,越来越多的公司高管和审计员被处以刑事定罪。

本行电子举证及信息治理业务律师拥有丰富的诉讼经验,能够代理客户处理涉及电子信息的任何诉讼或调查。如果客户已聘任其他律师行,我们亦可担任电子举证顾问,运用我们在处理复杂的电子举证事宜方面的特定知识与经验,与客户的律师一道解决问题。

通常,在诉讼或调查中,我们为客户提供的法律意见包括:

  • 判断客户保存及制作电子信息的法律义务
  • 起草电子信息及文件请求,或对该等请求提出异议
  • 拟定并跟踪法律保留通知
  • 制定查找、审查、制作所需信息的计划,包括选择数据库加载工具与供应商,以及文件处理及文件审查
  • 设计能够实现更快、更高效的文档和电子存储介质检索的规程及搜索工具
  • 设计与相关数据的类型及位置所适用的特权、隐私和数据安全要求一致的程序,包括美国《健康保险携带和责任法案》、《格雷姆-里奇-比利雷法案》(即金融服务现代化法案)及其他隐私和数据安全法
  • 检索术语创建及测试
  • 选择对哪些制作需求提出质疑、制作哪些文件以及以何种格式制作所需材料
  • 为客户已经选择的电子举证及信息治理方法进行辩护

对于我方协助处理现有诉讼或调查而言,已有且完善的电子举证方案并不是必需的。但是,我们参与其中则需要开展在创建电子举证方案时所进行的某些初步评估和事实认定调查,在诉讼或调查得出结论之后再创建电子举证方案对我们而言更为有利。

鉴于电子举证的审查不断加强、范围不断扩大且成本及罚款不断上涨,显而易见,公司不可再将电子信息管理与存储视作文书工作。它们需要定制的系统,以便精简程序并减少其高管及审计员面临的风险。

越境电子举证事宜
本行电子举证及信息治理业务部就约束电子数据越境存储、处理及移动的复杂的国内外法规提供法律意见。重要的信息资源存储于海外已经成为普遍做法,由此导致待审诉讼所在法院对其并无管辖权,考虑到本国公民隐私及遵守外国举证要求所承担的成本及负担,许多国家已经开始限制访问在其境内的文档和数据。

我们经常就以下三方面向客户提供法律意见:(1) 准备并执行客户的国际举证要求;(2)就外国来源所得举证范围提出辩护申请;及(3)遵守外国数据保护及 “阻止”法。

国际举证要求。美国法院发出传票后,法院管辖区范围之外的非当事方无义务允许检查相关证据。相反地,上述证据只能在外国法院及政府官员的协助下取得。本行律师擅长依照适用的外国法律及国际条约(包括《关于向国外送达民事或商事司法文书和司法外文书公约》(简称《海牙送达公约》))申请调查委托书及证据要求书。

在美国法院进行的举证。 拥有国际业务的公司往往被迫对海外证人出庭或出具海外文件及数据等要求作出回应。通常,所寻求的信息属于在美国涉入诉讼案件的公司的子公司或附属公司。如果上述举证要求被法院准许,原本已经不菲的国内举证程序的费用还将大大增加。本行诉讼律师成功地代理客户抵制或从当事方的海外公司及附属组织取得国际举证。在这一快速发展的领域,如果其他律师行业已承担案件的主要责任,本行可协助其准备陈辩书。

外国隐私及数据保护法律合规。 有时候,采集位于外国的证据用于诉讼或调查是必要或可取的。当事方可能寻求传输其文件及数据;诉讼律师可能寻求获取对方或第三方存于海外的文件;或者,美国法院或监管机构可能命令某当事方或非当事方出具位于另一国家的特定证据。在国外采集证据的当事方,包括其自有文件和计算机系统中的证据,必须采取适当的预防措施,确保遵守外国数据保护及“阻止”法,否则,违反上述法令可能导致巨额罚款甚至刑事处罚。我们经常协助客户依照证据所在国的适用法律制定收集、处理及传输证据的规程。

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