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Electronic Discovery - Eine transatlantische Herausforderung

2 October 2007
Mayer, Brown, Rowe & Maw LLP
2 Oktober 2007 - Electronic Discovery bereitet deutschen und europäischen Unternehmen, die mit den USA Handel betreiben, zunehmend Kopfschmerzen. Am 25. und 26. September führte die Amerikanische Handelskammer in Deutschland (American Chamber of Commerce in Germany, kurz "AmCham Germany") in Kooperation mit der internationalen Anwaltskanzlei Mayer Brown LLP und dem auf E-Discovery spezialisierten Unternehmen Kroll Ontrack zwei Veranstaltungen in Frankfurt und Hamburg zu "Electronic Discovery - eine transatlantische Herausforderung oder: der lange Arm der US-amerikanischen Gerichte und Behörden"durch.
 
Dr. Martin Braun, auf IT, Outsourcing und Datenschutz spezialisierter Rechtsanwalt bei Mayer Brown, zeigte die Grundzüge des amerikanischen Prozessrechts auf, welche bei einer Electronic Discovery Anwendung finden. Er schilderte, welchen Schwierigkeiten Unternehmen ausgesetzt sind, die auf eine Anfrage zur Herausgabe bestimmter Daten in der Discovery-Phase eines Gerichtsverfahrens nicht vorbereitet sind. Da mittlerweile die weit überwiegende Zahl von Unterlagen in Unternehmen in elektronischer Form vorhanden ist, müssen auch E-mails, Dateien auf den Rechnern der Mitarbeiter und sogar Backup-Tapes in kurzer Zeit umfassend durchgesehen werden.
 
Ferner bestehen Unterschiede zwischen deutschem und amerikanischem Rechtsverständnis: "Ich warne davor, Daten vorbeugend zu löschen, wenn Sie mit der Einleitung eines Gerichtsverfahrens rechnen", betonte Braun. "Durch ein so genanntes Litigation Hold muss sichergestellt werden, dass relevante Dateien nicht mehr gelöscht werden. Andernfalls drohen nicht nur eine Niederlage im Prozess, sondern auch drakonische Strafen."Auch vom Versuch, den Gegner durch eine Masse von ungefilterten Dokumenten "zuzuschütten", riet er dringend ab.
 
Reinhold Kern, bei Kroll Ontrack im Bereich elektronische Beweissicherung tätig, demonstrierte, welche technischen Maßnahmen zur Bearbeitung der teilweise riesigen Datenmengen sachgerecht sind. Er betonte, dass ein Unternehmen eine Unterbrechung bzw. Beeinträchtigung seines laufenden Geschäftsbetriebes befürchten müsse, wenn es unvorbereitet in einen Prozess gerät. Hier sei eine professionelle Vorgehensweise unbedingt notwendig. Er schilderte die technische Seite der Electronic Discovery und erläuterte die professionelle Erfassung und datenschutzkonforme Extrahierung relevanter Daten zum Schutz betroffener Mitarbeiter und zur Wahrung von Betriebsgeheimnissen, etwa durch Schwärzung relevanter Textpassagen. Zudem riet Kern: "Arbeiten Sie nie an einem Originaldokument, denn das könnte zum Vorwurf führen, dass an dem Dokument manipuliert wurde".
 
Dr. Mark C. Hilgard, auf den Rechtsverkehr mit den USA spezialisierter Partner bei Mayer Brown in Frankfurt, zeigte die Möglichkeiten für Unternehmen auf, entweder der Zuständigkeit amerikanischer Gerichte, etwa durch Gerichtsstands- oder Schiedsvereinbarungen, zu entgehen, Abwehrstrategien gegen Pre-Trial Discovery zu entwikkeln oder diese gar für die eigenen Ziele einzusetzen. Gerade im Hinblick auf solche Verfahren wies er auf den engen Zusammenhang zwischen der Erstellung und der Archivierung von Mails hin. "Mindestens genauso wichtig wie die Vernichtung von Mails ist die Frage, welche Mails überhaupt erstellt werden", betonte Hilgard. Gerade angesichts der neuen Entscheidung des EuGH, Mitarbeitern von Rechtsabteilungen künftig kein Anwaltsgeheimnis mehr zuzubilligen, bestehe jetzt auch noch die Gefahr, dass interne Vermerke der Rechtsabteilung bei einer Discovery zukünftig der Gegenseite zugänglich gemacht werden müssten. Hilgard wörtlich: "Ich erwarte, dass sich die Kommunikation zwischen Rechtsabteilung und Vorstand ändern wird. Ich rechne zudem mit einer zunehmenden Einschaltung externer Anwälte, deren Kommunikation durch das anwaltliche Berufsgeheimnis hinreichend abgesichert ist."
  
Ansprechpartner für Rückfragen:
Dr. Mark C. Hilgard
Partner, Frankfurt
+49 69 7941 1321
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